Montag, 24. Juni 2019
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Gelder in die Kasse

Nichts schädigt ein Unternehmen schneller als eine nicht bezahlte Rechnung. Betriebsinhaber sollten daher ihre Finanzen im Griff haben und konsequentes Forderungsmanagement betreiben.

Foto: © Rene Van Den Berg/123RF.com

Ein gutes Rechnungsmanagement fängt schon vor der Auftragsannahme an: mit einer simplen Bonitätsprüfung. Denn nur wer sich einen Überblick über die Finanzkraft seines Auftraggebers verschafft, kann einigermaßen zuverlässig einschätzen, ob der Kunde am Ende auch die Rechnung bezahlen kann.

Doch ein umfassendes Forderungsmanagement ist viel mehr als nur regelmäßig zu kontrollieren, wie es um die Bonität seiner Kunden bestellt ist. Das fängt bei der schnellen und konsequenten Rechnungsstellung an und geht bis zur Einschaltung eines Inkassounternehmens, wenn sich der Kunde nicht um die Begleichung seiner Schuld bemüht. Dabei sollte der Chef immer die gesetzliche Frist im Kopf haben: Mit dem Eintreffen der Rechnung hat der Kunde automatisch 30 Tage Zeit, sie zu bezahlen. Macht er das nicht, ist er automatisch am 31. Tag in Verzug, vorausgesetzt, der Rechnungssteller hat in seinem Schreiben auf die gesetzliche Frist hingewiesen.

Wie fatal sich eine nicht gezahlte Forderung auf einen Betrieb auswirken kann, macht Volker Ulbricht, Hauptgeschäftsführer des Verbandes der Vereine Creditreform, mit einer einfachen Rechnung klar: "Platzt ein Scheck über 5.000 Euro, muss der Unternehmer bei einer Umsatzrendite von fünf Prozent schon gleich 100.000 Euro mehr Umsatz machen, nur um diesen Verlust auszugleichen." Das Rechnungs- und Mahnwesen sollte daher stets à jour sein und sofort reagieren, um säumigen Schuldnern Beine zu machen.

Dabei gilt: Nicht nur Neukunden, sondern auch Altkunden sollte der Betriebsinhaber regelmäßig überprüfen. Wie es um die Zahlungskraft bestellt ist, können Betriebsinhaber bei sogenannten Auskunfteien erfahren. Gegen Gebühr erhalten sie einen Einblick darüber, wie das Zahlungsverhalten von Privatpersonen und Unternehmen gegenüber anderen ist. Der Chef sollte vor allem bei Privatpersonen kritisch hinschauen. 90 Prozent aller unbezahlten Rechnungen, so schätzen Branchenkenner, entfallen auf Verbraucher. Das belegt die Statistik: Nur hinter jeder zehnten von einem Inkassobüro eingetriebenen unbezahlten Rechnung steckt ein Unternehmen.

Viele Auskunfteien arbeiten mit einem Bonitätsindex, an dem sich schon ablesen lässt, wie gut oder schlecht der Überprüfte zahlt. Handwerker, die auf Aufträge angewiesen sind, weil sie gerade erst starten und sich noch eine Kundschaft aufbauen oder eine finanzielle Durststrecke überbrücken müssen, können nicht jeden als schwierig geltenden Zahler ablehnen. Sie müssen sich Alternativen zur Schlussrechnung ausdenken. So könnten sie zum Beispiel Leistungen und Material nur gegen Vorkasse bringen oder Zwischenrechnungen präsentieren, um erst nach deren Begleichung mit den weiteren Arbeiten fortzufahren.

Um das Geld auch schnell in die eigene Kasse zu spülen, gilt natürlich eine sofortige Rechnungsstellung. Mit dem Auftragsende sollte die Rechnung beim Kunden vorliegen, ab da läuft die gesetzliche Frist. Nach 30 Tagen kommt er bei Nichtzahlung automatisch in Verzug – und zwar ohne eine Mahnung. Dann kann der Gläubiger zusätzlich zur geschuldeten Summe noch einen Aufschlag verlangen.

Das Eintreiben offener Forderungen sollte der Betriebsinhaber besser Profis überlassen, weil sie wissen, wann und bei wem Fingerspitzengefühl oder der harte, direkte Rechtsweg angebracht ist. Inkassobüros setzen verstärkt auf Kommunikation, was auch dem Betriebsinhaber hilft, künftig weiter mit diesem Kunden zu arbeiten.

Rund 750 Unternehmen arbeiten bundesweit im Forderungsmanagement. Das reicht von lokal und regional angesiedelten Firmen bis hin zu bundesweit mit mehreren Tausend Mitarbeitern agierenden Unternehmen. Eine Übersicht gibt es beim Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU), bei dem rund 550 organisiert sind. Sie haben zusammen rund eine halbe Million Auftraggeber und treiben im Jahr etwa fünf Milliarden Euro an offenen Rechnungen ein – und das ohne Rechtsanwälte, die auch Inkasso übernehmen.

Warum Chefs trotz einer allgemein guten Zahlungsmoral ihr Forderungsmanagement im Auge behalten sollten, belegt eine Auswertung des Creditreform Debitorenregisters Deutschland für das zweite Halbjahr 2016. Demnach mussten Lieferanten und Dienstleister im Schnitt 42,29 Tage warten, bis sie das Geld für ihre Rechnung auf dem Konto hatten. Gegenüber dem Vorjahr ist das eine rund 1,5 Tage längere Frist. Kleiner Trost: Die Verzögerungen ergeben sich, weil die Unternehmen den Schuldnern auch mehr Zeit zum Bezahlen eingeräumt hatten. Die Frist stieg gleichzeitig um 1,46 Tage auf 32,28 Tage im Schnitt.

Inkasso auf einen Blick

Voraussetzung ist der Eingang einer gültigen und formal korrekten Rechnung beim Kunden. Sie sollte den Hinweis auf die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen haben, danach ist der Schuldner automatisch ohne Mahnung in Verzug und der Gläubiger kann sein Inkasso starten. Die konkrete Vorgehensweise bespricht das Inkassobüro in der Regel mit dem Gläubiger, um Kunden nicht zu verprellen.

So sollte ein Inkasso- Verfahren ablaufen:

  • Prüfung der Bonität des Schuldners
  • Erste Mahnung zur Rechnungsbegleichung
  • Folgemahnung
  • Unterstützendes telefonisches Inkasso
  • Gerichtliches Mahnverfahren bei weiterhin unbezahlter Forderung
  • Erwirkung eines Titels und Durchführung eines Zwangsvollstreckungsverfahrens
  • Ohne Zahlung erfolgt ein Überwachungsverfahren: Das Inkassobüro überprüft nach einer eidesstattlichen Versicherung des Schuldners, wann der wieder zu Geld kommt
  • Der Titel hat eine Gültigkeit von 30 Jahren – so lange kann das Geld eingetrieben werden

 

Creditreform Ulbricht

Volker Ulbricht, Hauptgeschäftsführer des Verbandes der Vereine Creditreform
»Firmeninhaber sollten die Bonität potenzieller Auftraggeber stets überprüfen und bei Zahlungsverzug auf professionelles Forderungs- management setzten.«


Fotos: © Rene Van Den Berg/123RF.com, creditreform

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