Arbeitsverträge bald ganz ohne Papier

Künftig können Betriebe ihre Arbeitsverträge komplett papierlos, also etwa per E-Mail abschließen. Die Bundesregierung will das Nachweisgesetz ändern und so Bürokratie abbauen.

Deutsche Firmen sollen nicht mehr so unter der Bürokratie leiden. Die Ampelkoalition hat deshalb vor, Arbeitsverträge in Zukunft vom Papier zu befreien. Das sieht ein Gesetzentwurf des Bundesjustizministeriums vor. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen.

Wie ist die aktuelle Rechtslage?

Für Arbeitsverträge schreibt das Gesetz zwar keine besondere Form vor, ein Arbeitsverhältnis kann daher auch mündlich geschlossen werden. Auch eine eigenhändige Unterschrift ist nicht notwendig. Wo liegt dann das Problem? Im Nachweisgesetz (NAchwG)! Danach "sind die Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen" (§ 2 Abs. 1 NachwG), wobei die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen ist. Die Norm schreibt vor, dass der Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen den neuen Mitarbeitern immer schriftlich – also in Papier – aushändigen muss.

Seit dem Jahr 2022 droht bei Verstößen ein Bußgeld. "In der Praxis führt das dazu, dass Arbeitgeber entweder ihre Arbeitsverträge wieder auf Papier unterzeichnen oder zwar die Arbeitsverträge elektronisch abschließen, aber zusätzliche, auf Papier unterzeichnete Schreiben mit Hinweisen zu den wesentlichen Arbeitsbedingungen ausstellen", erklärt Dr. Rut Steinhauser, Fachanwältin für Arbeitsrecht. "Arbeitgeber nutzen diese gesonderten Nachweisschreiben, um ihre Arbeitsverträge nicht mit aus ihrer Sicht unwesentlichen Angaben, wie zum Beispiel Tätigkeitsbeschreibungen oder Hinweisen auf die Frist zur Kündigungsschutzklage, zu überfrachten."

E-Mail reicht künftig

Das soll sich nach dem Willen der Regierungskoalition nun ändern: Anstelle der Schriftform soll für den Nachweis nun die sogenannte Textform ausreichen. Arbeitgeber können die Arbeitsbedingungen also künftig auch per E-Mail versenden. Vorausgesetzt, das das Dokument für die Mitarbeiter zugänglich ist sowie gespeichert und ausgedruckt werden kann. Außerdem muss der Arbeitgeber einen Nachweis erhalten, dass das Dokument übermittelt und empfangen wurde. Nur wenn der Beschäftigte es ausdrücklich verlangt, muss der Chef den Nachweis schriftlich erbringen. So steht es im Entwurf des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes IV.

Textform statt Schriftform

Auch für viele andere Bereiche des Rechts ist geplant, dass künftig die Textform anstelle der Schriftform verwendet wird. Neben dem Arbeitsrecht sollen auch im Vereinsrecht und im Gesellschaftsrecht entsprechende Erleichterungen eingeführt werden. Das bedeutet, dass Vereinsmitglieder zukünftig ihre Zustimmung zu einem Beschluss, der ohne Mitgliederversammlung gefasst wurde, auch in Textform erklären können. Zusätzlich werden die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege, wie beispielsweise Kontoauszüge und Lohn- und Gehaltslisten, von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Für einige Rechtshandlungen bleibt es aber bei der Schriftform, so bei Kündigungen oder Befristungen. Hier ist weiterhin die eigenhändige Unterschrift erforderlich.

"Heute gehen wir den nächsten Schritt bei der Bürokratieentlastungsgesetzes IV Mit dem Kabinettsbeschluss zum Bürokratieentlastungsgesetz IV setzen wir einen zentralen Baustein des Meseberger Entlastungspakets um. Dieses Paket entlastet unsere Unternehmen um mehr als drei Milliarden Euro pro Jahr, allein das Bürokratieentlastungsgesetzes IV trägt hierzu fast eine Milliarde Euro bei", erklärte Bundesjustizminister Marco Buschmann.

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