Mit der E-Rechnung auf einem nachhaltigen Weg

Gründerinnen und Gründer im Handwerk haben im Vergleich zu schon länger bestehenden Betrieben einen wichtigen Vorteil: Sie können von Anfang an auch bei den kaufmännischen Aufgaben auf digitale Prozesse setzen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special GründerNavi – für Gründer und junge Unternehmen

Die älteren Kolleginnen und Kollegen von Gründerinnen und Gründern müssen sich oft jahrzehntelang gewohnte Abläufe mit Papierbelegen erst "abgewöhnen". 

Gleich digital einzusteigen, ist dringend geboten, denn mittelfristig wird von den Gesetzgebern ein digitaler Prozess zum Beispiel für Rechnungen eingefordert werden – und außerdem ist es ressourcenschonend.

Tatsächlich reihen sich in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland noch Aktenordner an Aktenordner mit viel Papier. Selbst das Ausdrucken und Ablegen von per E-Mail erhaltenen Rechnungen ist immer noch weit verbreitet. Letzteres führt spätestens bei einer Betriebsprüfung zu Erklärungsnöten, wenn das digitale Pendant nicht digital archiviert ist. Junge Unternehmen sollten damit also gar nicht erst anfangen und ihre kaufmännischen Prozesse gleich durchgängig digital gestalten – oder wenn sie einen etablierten Betrieb übernehmen, diesen entsprechend modernisieren.

Zitat"Gründer und Gründerinnen im Handwerk sollten von Anfang an auf durchgängig digitale kaufmännische Prozesse mit E-Rechnungen und digitalen Belegen setzen."
Christian Neuser, Leiter Vertrieb für Unternehmen, DATEV eG
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Lotse durch die Untiefen von Fibu und Co.

Christian Neuser, Leiter Vertrieb für Unternehmen, DATEV eG. Foto: © DATEV eG

Unterstützung erhalten sie dabei von der Steuerberatungskanzlei, die sie bei ihrem Gründungs- oder Übernahmevorhaben unterstützt. Meist bietet sich dann der Einsatz von Online-Lösungen der DATEV eG an, einem IT-Dienstleister, der mittelständische Unternehmen in Zusammenarbeit mit Steuerberaterinnen und Steuerberatern durch die Untiefen der (steuer-)rechtlichen Anforderungen an Finanzbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung und Jahresabschluss bzw. Bilanz lotst – mit den Details der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (GoBD) müssen sie sich dann nicht mehr beschäftigen.

Foto: © DATEV eG

Das zentrale Element der digitalen kaufmännischen Prozesse ist die E-Rechnung. Das ist keine pdf-Rechnung, sondern ein technisches Format, das strukturierte maschinenlesbare Datensätze enthält, die digital teilautomatisiert etwa in der Finanzbuchführung weiterverarbeitet werden können. Schon heute ist es so, dass Unternehmen, die Leistungen für die öffentliche Hand erbringen (B2G), diese über eine sogenannte XRechnung, eine E-Rechnung in einem für die Zwecke der Verwaltung entwickelten Datensatzformat, abrechnen müssen.

Nach der Bundesebene stellen sukzessiv alle Bundesländer auf die sogenannte XRechnung um. Seit dem 1. April 2023 zählt neben Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg und dem Saarland nun auch Mecklenburg-Vorpommern zu den Ländern, in denen Rechnungen an deren öffentliche Verwaltung nur noch nach dem Standard XRechnung gestellt werden können. Hessen und Rheinland-Pfalz werden 2024 folgen.

Foto: © DATEV eG 2021

Datensätze arbeiten lassen und Wochenenden genießen

Auch im B2B-Geschäft steht die Pflicht zur E-Rechnung ante portas. Die Vorbereitungen einer entsprechenden Gesetzgebung laufen derzeit in Deutschland und bei den EU-Institutionen parallel. In einigen EU-Ländern gibt es diese bereits.

Wer gar nicht erst mit dem Hantieren von Rechnungen auf Papier anfängt, spart sich unter anderem die Kosten für Druck, Kuvertierung, Versand und Archivierung in Aktenordnern sowie unnötige Arbeitszeit am Wochenende. Denn mit E-Rechnungen ist eine deutlich effizientere und teilautomatisierte Weiterverarbeitung der Daten in den kaufmännischen Prozessen und in der Zusammenarbeit mit der Steuerberatungskanzlei möglich. Durch den Einsatz von Cloud-Lösungen lässt sich die Büroarbeit zudem von überall, wo eine sichere Verbindung zum Internet hergestellt werden kann, erledigen – beispielsweise mit rechnungsschreibenden Programmen der DATEV und DATEV SmartTransfer für den Versand von digitalen Belegen etwa für Gutschriften und Mahnungen.

Checkliste 2023 Was kaufmännische IT-Lösungen für Handwerksbetriebe leisten müssen:
✓ Durchgängig digital: Sie ermöglichen ohne Aufwand durchgängig digitale Prozesse auch mit externen Partnern, wie etwa der  Steuerberatungskanzlei.
✓ Nachhaltigkeit: E-Rechnung und Cloud-Lösungen senken den Verbrauch von Papier, Raumfläche, Strom und anderen Ressourcen.
✓ Aktualität: Alle gängigen und akzeptierten E-Rechnungsformate werden unterstützt und gesetzliche Änderungen aktuell berücksichtigt.
✓ Flexibilität: Sie passen sich flexibel dem Bedarf eines wachsenden Unternehmens an und sind auch zu Hause und mobil im Zugriff.
✓ Zuverlässigkeit: Sie sind testiert, zuverlässig und entsprechen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung für das digitale Zeitalter,  den GoBD.
✓ Gesicherte Daten: Datenschutz, Datensicherheit und eine revisionssichere Archivierung sind gewährleistet – auch in der Cloud.
✓ Kontrolle: Betriebswirtschaftliche Auswertungen zeigen die aktuelle geschäftliche Entwicklung. Fehlentwicklungen lassen sich zeitnah  erkennen, frühzeitiges Eingreifen ist möglich.

Fazit

Rechtssicher: Die Pflicht zur E-Rechnung im B2G- und B2B-Geschäft steht vor der Tür.
Nachhaltigkeit: Digitale Prozesse ohne Aktenordner-Management sind ressourcenschonend.
Einfach: Software sollte Standardformate für E-Rechnungen erstellen und verarbeiten können.
Professionell: Kaufmännische Prozesse durchgängig digital gestalten mit Lösungen von DATEV und Partnern.
Digital: Rechnungen versenden und empfangen – einfach mit DATEV SmartTransfer in der Cloud.
Freies Wochenende: Zusammenarbeit mit Steuerberaterin oder Steuerberater und effiziente Prozesse sparen Zeit.

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