Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen und Selbstständige rückt näher

Ab 2025 kommen Unternehmen und Selbstständige im Geschäftsverkehr nicht mehr um die E-Rechnung herum. Wie sind Handwerksbetriebe auf die Umstellung vorbereitet?

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Die E-Rechnung wird Pflicht: Tipps für Handwerksbetriebe

Der Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung im Geschäftsverkehr steht: Auf alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer und Selbstständige kommt ab 1. Januar 2025 die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich zu.

Ab diesem Stichtag müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dabei handelt es sich nicht um PDF-Rechnungen, sondern um Datensätze in einem standardisierten maschinenlesbaren Format, das den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllt. Unternehmen und Selbstständige müssen also - sofern noch nicht geschehen - die technische Anforderungen dafür schaffen, die E-Rechnungen in bestehende Systeme integrieren können, Datenschutzfragen klären und ihre Mitarbeiter schulen. 

Ausstellen müssen die Unternehmen E-Rechnungen gegenüber gewerblichen Kunden erst nach einer Übergangsfrist - spätestens aber ab 2028.    

Das ist der Zeitplan:

• Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
• Ab Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen.
• Ab Januar 2028 sind auch alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro verpflichtet, an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen. Quelle: ZDH

"Handwerksunternehmen sollten nun zügig damit beginnen, sich auf die neue Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen vorzubereiten", betont Simone Schlewitz, Referatsleiterin beim Zentralverband des Deutschen Handwerks in Berlin. 

Umfrage zum Stand der E-Rechnung im Handwerk Zusammen mit den Universitäten Erlangen-Nürnberg und Potsdam führt der ZDH eine Umfrage unter Handwerksunternehmen durch, um zu erfahren, wie sich die Betriebe auf die E-Rechnungsverpflichtung vorbereiten und wo noch Unterstützungsbedarf besteht. Hier geht es zur Umfrage!

Zuerst sollten die Selbstständigen und Unternehmen ihren Steuerberater darauf ansprechen, welche Möglichkeiten durch Anbindung des Unternehmens an die Steuerberatungskanzlei bestehen. "Falls der Betrieb seine Buchhaltung selbst erledigt, sollte er sich einen Softwareanbieter suchen, der ihn bei der Einführung der E-Rechnung unterstützt", rät die Expertin.

Auch wenn für kleinere Unternehmen eine großzügige Übergangsregelung gilt, werde der Bedarf nach IT-Dienstleistern insbesondere vor dem 1. Januar 2027 und dem 1. Januar 2028 sehr groß sein. Alle Unternehmen in Deutschland sind ausnahmslos von der Thematik betroffen. "Möglicherweise wird auch die Finanzverwaltung eine freie Software – zumindest zum Auslesen von E-Rechnungen – zur Verfügung stellen. Das ist aber derzeit noch ungewiss", so Simone Schlewitz.

Auf eine E-Rechnung kann man nur in folgenden Fällen verzichten:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro 
• Fahrausweise
• Umsätze, die nach Paragraph 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerfrei sind. Darunter fällt zum Beispiel auch die steuerfreie Vermietung von Immobilien an andere Unternehmer (Paragraph 4 Nr. 12 UStG). Quelle: Ecovis

Unternehmer müssen sich beim Einkauf als solche zu erkennen geben

"In der Praxis wird sich die E-Rechnung erst einspielen müssen – bis alle Beteiligten ihre Prozesse umgestellt haben", so Nadine Gerber, Steuerberaterin bei Ecovis in Falkenstein. So müssten sich Unternehmer bereits beim Einkauf als solche zu erkennen geben. "Denn nur dann kann der leistende Unternehmer eine ordnungsgemäße E-Rechnung ausstellen und der Vorsteuerabzug durch den Käufer zulässig sein."

Ein Beispiel: Kauft ein Unternehmer oder ein Selbstständiger einen Drucker online oder im Einzelhandel, wäre zu prüfen, ob der Drucker über 250 Euro kostet. Wenn ja, ist für den Einkauf eine E-Rechnung auszustellen und zu übermitteln, so Gerber. Nur dann erhält der Käufer auch den Vorsteuerabzug für das Gerät. 

ACHTUNG: Elektronische Rechnungen dürfen nicht ausschließlich ausgedruckt archiviert werden. Eine Speicherung in einen einfachen Dateiordner, auf einer Festplatte oder in einem E-Mail-Ordner wird von der Finanzverwaltung ebenfalls regelmäßig nicht anerkannt. Quelle: IHK München

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